Articol scris de Ștefania Gugu

Anul  2020  a venit cu o schimbare nu doar în plan social, dar și în plan organizațional. Multe dintre organizații au trebuit să ia decizii drastice pentru a putea face față crizei sanitare generată de pandemia SAR-CoV-2. 

Dacă ai trecut prin acest proces de schimbare sau urmează să implentezi un plan de bătaie pentru anul 2021 și nu știi ce pași ar trebui să urmezi sau cum să implementezi schimbarea în organizația ta, îți vom oferim câteva sugestii.

În viața unei organizații se  declanșează  momente de criză ce duc la demararea unor noi direcții. În masura în care sunt bine gestionate acestea pot   determina  inovare și o perfomanță mai mare în rândul angajaților și pot chiar revitaliza relația cu clienții.  Vorbim deci despre managementul schimbării.

Managementul schimbării reprezintă un set de procese, instrumente, tehnici, metode  și abordări logice și sustenabile în trecerea spre o nouă etapă satisfăcătoare pentru realizarea unei stări finale dorite prin schimbare.

Nevoia de schimbare poate fi declanșată de diferiți factori externi și interni ca: apariția concurenței pe piață, extinderea și îmbunătățirea gamei de produse și servicii oferite clienților, îmbunătățirea infrastructurii organizaționale, dezvoltarea capacităților și abilităților angajaților,  restructurarea organizației, regenerarea culturii organizaționale etc.

În derularea procesului de management al schimbării este important să avem înainte un plan bine stabilit și să înțelegem procesul de schimbare al organizației ca o mobilizare prin implicarea directă a întregului personal, cât și printr-o eficientizare a comunicării pe întreaga perioadă a desfășurării procesului, dar și după finalizarea lui.

Primii pași în procesul de schimbare

În primul rând, atunci când dorim să producem o schimbare în cadrul organizației, aceasta nu trebuie realizată în mod aleator și cu atât mai puțin să fie gestionată de către o singură persoană. 

Planul sau proiectul schimbării constituie un prim pas la începutul oricărui demers pe care ni-l propunem. Procesul de planificare trebuie să aibă scopuri și obiective bine stabilite și înțelese de catre toți cei implicați în schimbare, iar totodată, planul urmărește ca acțiunile realizate să fie rezultatul deciziilor. Astfel,  vom ține cont de câteva aspecte care ne vor ajuta să operaționalizăm corect planificarea, precum: 

  • Ce trebuie făcut?; 
  • Când trebuie făcut?;
  • Unde trebuie făcut?;
  • Cum trebuie făcut?;
  • De către cine trebuie făcut?;
  • Cu ce resurse trebuie făcut?.

În demararea oricărui proces de schimbare formarea unei echipe a schimbării care să se ocupe de realizarea, demararea și monitorizarea planului de acțiune este extrem de importantă, întrucât echipa trebuie să fie formată din reprezentanți atât de la nivelul conducerii organizației, cât și de la nivelul fiecărui departament, astfel încât etapele care vor trebui parcurse să nu afecteze activitatea unui departament sau să ducă la un posibil eșec la finalul sau în timpul procesului de schimbare.

Planificarea schimbării trebuie realizată astfel încât să genereze câștiguri rapide, despre care Richard Newton, consultant în business, spune că sunt elemente esențiale în managementul schimbării, cu precădere la momentul incipient desfășurării procesului, cu scopul de a produce beneficii  într-un interval scurt de timp. Importanța acestora constă în faptul că au rezultate imediate, ceea ce va permite continuitatea procesului de schimbare, iar un alt factor semnificativ, este câștigarea încrederii personalului față de proiectul schimbării.      Tot Richard Newton spune că etapizarea este un alt factor important în cadrul planificării, întrucât defalcarea proiectului în intervale de timp bine determinate și care nu vor avea ca finalitate o singură dată, va asigura satisfacția prin beneficiile rezultatelor fiecărei etape și va permite controlul și planificarea altor etape premergătoare. Odată stabilite etapele planului de schimbare, vom avea în vedere gradul de influență al planului la nivelul angajaților, prin examinarea rezistenței lor la schimbare. 

Rezistența la schimbare se manifestă prin opoziția oamenilor față de curentul schimbării, iar principalele motive țin de credințe și principii, dar și de o neînțelegere  a motivelor pentru care se realizează, dacă acestea nu au fost prezentate, explicate și argumentate în mod clar. Schimbarea este în mare măsură privită ca o incertitudine, prin trecerea de la cunoscut la necunoscut, care poate genera un impact major din perspectiva angajaților, dar ea poate apărea și în cadrul clienților. 

Rick Maurer, un cunoscut consultant american specializat în managementul schimbării, a realizat un studiu care a arătat că două treimi dintre iniţiativele de schimbare organizaţională eşuează şi că majoritatea managerilor din marile companii indică rezistenţa la schimbare drept cauză principală a eşecului.  Aceste statistici sunt nuanţate de precizarea că problema reală nu este neapărat rezistenţa la schimbare, ci faptul că leaderii planifică şi implementează planurile de schimbare în moduri care generează inerţie, apatie şi  opoziţie în rândul personalului din organizaţie.

Pentru a putea preveni sau combate, după caz, rezistența angajaților la schimbare este important să se realizeze o pregătire a acestora prin comunicare. Pregătirea începe cu conștientizarea apariției nevoii de schimbare până la rezolvarea ei. Astfel, o comunicare permanentă cu angajații presupune explicarea nevoii de schimbare și a etapelor care vor recurge din planul ce urmează a fi implementat, până la adaptabilitatea tuturor practicilor sau noilor reglementări a instruirii angajaților, dacă vorbim despre o perfecționare sau o dezvoltarea competențelor.

Modelul lui Lewin pentru implementarea schimbării

Pentru a-ți face o idee despre cum s-ar desfășura un plan concret de schimbare, îți prezentăm modelul lui Kurt  Lewin care se identifică prin trei  etape  esenţiale: dezghețare, schimbare şi reînghețare

Atunci când se simte nevoia de schimbare primul pas este dezghețarea  stadiului actual în care organizația se află, analizând obiectiv modul în care se desfășoară lucrurile, cu precădere modul în care se realizează procesele organizaționale sau gradul de performanță și intercațiune a personalului. 

După finalizarea primei etape se va contura perspectiva asupra planificării schimbării și care va determina cauzele problemelor, precum și realizarea pregătirii personalului pentru schimbare.

 A doua etapă, presupune implementarea modificărilor dorite și ghidarea personalului  în procesul de tranziție și adaptabillitate la noua formă de după schimbare.

După ce schimbările au fost implementate, măsurate și modificate în funcție de feedback, se trece la etapa finală de reînghețare  sau consolidare a rezultatului schimbării

Consolidarea schimbării

După finalizarea planului, culegerea roadelor sau a beneficiilor va avea loc treptat dezvoltarea noii forme a organizației, care va avea  nevoie de o perioadă de stabilizare. 

La începutul planificării schimbării, am adus în prim-plan importanța comunicării în cadrul echipei de schimbare și totodată, în cadrul personalului. La etapa de consolidare este important ca rezultatul schimbării să se observe la nivelul personalului, cu precădere la nivelul  perfomanței și a modului de lucru. Dacă un angajat, în urma schimbării, nu va avea motive concludente să își îmbunătățească modul de lucru și să aducă un plus în activitatea organizației, tot ceea ce am realizat până la acel moment va fi în zadar.

 Așadar, atunci când ne propunem schimbări la nivelul organizației și a personalului, trebuie să ne gândim și la noi metode de a măsura performanța, dar și la noi mijloace de recompensă pentru munca prestată, ținând cont ca perfomanța dorită să coincidă cu obiectivele propuse. 

Timpul este un factor cheie în momentul consolidării schimbării, de aceea trebuie să oferim personalului posibilitatea de a se adapta în funcție de capacitățile și abilitățile sale. Nu în ultimul rând, pentru evaluarea impactului generat de schimbarea produsă, la un interval de timp stabilit, este recomandat să se realizeze sesiuni de follow-up sau realizarea unor diagnoze organizaționale pentru a observa rezultatele schimbării sau rezolvarea eventualelor eșecuri și trasarea unor noi direcții în activitatea organizației.

Nevoia de schimbare nu trebuie să reprezinte o teamă, ci o provocare și o posibilitate de a evolua și de a putea crește pe scala perfomanței în sectorul de activitate în care organizația activează. Un plan bine stabilit, o echipă orientată spre o bună colaborare și adapatarea metodelor și a tehnicilor de implementare și consolidate a schimbării la nevoile organizației, pot duce spre un real succes în managementul schimbării. 

Cărți de specialitate recomandate:

Leave a Reply