În ciuda celor mai bune intenții, schimbarea nu este primită întotdeauna cu brațele deschise, la cei mai mulți oameni apare mai întâi sentimentul de respingere a ideii de schimbare sau așa numita, rezistență la schimbare. Există mai multe aspecte care pot explica eșecul schimbării și opoziția în față schimbării. Iată cum putem privi schimbarea și cum îi putem face față.

În primul rând schimbarea organizațională este o schimbare care vizează oamenii, indiferent dacă în aparență vorbim despre înlocuirea sistemelor, proceselor sau structurilor.

Orice schimbare ce implică oamenii, în orice fel, trebuie să ia în mod obligatoriu în calcul și schimbarea oamenilor. Fiecare persoană implicată în procesul schimbării suferă o perioadă de tranziție personală, care uneori poate presupune anumite pierderi, alteori restrângerea puterii sau prestigiului sau chiar diminuarea  resurselor/veniturilor.

Cu cât schimbarea este mai ușoară pentru oameni, cu atât se relevă mai repede beneficiile schimbării, și astfel ea va preluată și aplicată.

Curba schimbării  este un model care oferă o interpretare a efectelor personale pe care le presupune schimbarea. Originea modelului este atribuită lui Elisabeth Kubler-Ross care a creat un model al schimbării/adaptării în situații de viață traumatice, dar fiind un model des folosit are în prezent mai multe variante și adaptări. Acest model are relevanță pentru schimbările percepute ca fiind intens negative. Dacă schimbarea este percepută ca fiind un eveniment puțin îngrijorător, neutru sau pozitiv, atunci aceste etape sau parte din ele sunt mult diminuate sau chiar nu au loc.

Curba schimbării descrie stadiile prin care trec oamenii în efortul lor de a se adapta transformărilor. Psihul uman funcționează în același fel: suntem frustrați și simțim inevitabil durerea pierderii, chiar daca este vorba doar de status-quo. Psihiatrul american Elizabeth Kübler-Ross, pe baza cercetărilor sale, a identificat cativa pasi prin care experimentam schimbarea,pornind de la gestionarea durerii:

Curba schimbării

Prima reacție în fața unei schimbări neprevăzute sau nedorite este aceea de șoc și negare. Când o persoană află despre o pierdere (chiar daca acesta urmeaza sa aiba loc) are un șoc. Neînțelegere, dezacord, neîncredere că acest lucru i se poate întâmpla (“Această este o greșeală”, “Nu poate fi adevărat”, “Acesta este un vis”). 

Negarea faptului că s-a întâmplat este o încercare disperată de a se proteja de realitate, de a-și păstra viața și pacea anterioară. Odată ce se confirmă decizia/contextul schimbării, oamenii trec în stadiul următor și dezvoltă reacții de furie sau frică. În general aceste trăiri sunt determinate de frica unor consecințe negative. Ca urmare oamenii tind să reziste activ și să protesteze în fața schimbării. 

În plan organizațional protestele cauzate de frica schimbării pot duce la disfuncții importante în cadrul proceselor. În cazul în care disfuncțiile nu sunt gestionate ele se pot amplifica, conducând la o dezordine a întregului sistem. În acest stadiu, oamenii pot recurge chiar la a se autodistruge, conștient sau nu, de dragul de a-și arată că lucrurile pot funcționa așa cum ei știau și că agentul schimbării nu are dreptate. 

Sentimentul puternic de furie este o reacție la distrugerea a ceea ce era important și valoros pentru ei (inclusiv confortul), dorința irepresibilă de a pedepsi pe cei care sunt implicați în această distrugere. Deși uneori oamenii se opun schimbării din cauza încăpățânării sau lipsei de viziune, trebuie înțeles că acestea nu sunt singurele motive posibile, pentru unii oameni schimbarea chiar poate implica, în scenariul mental, consecințe negative importante pentru ei. Atât timp cât oamenii rămân în acest stadiu al curbei schimbării, schimbarea nu are succes, cel puțin nu pentru cei care se simt amenințați de către aceasta.

 În general, oamenii merg mai departe într-o etapă în care se simt descurajeati: nu doresc să vadă pe nimeni, nu vor să facă nimic. Gândesc despre viitor numai într-o lumină sumbră, simțind o lipsă de speranță. O stare depresivă se poate extinde și poate avea consecințe riscante atât la nivel personal cât și organizațional.

 În următoarele stadii oamenii sunt mult mai puțin concentrați pe ce au pierdut și încep să fie atrași de noile oportunități ivite și să manifeste interes față de schimbare. Indiferent cât de puternică este durerea pierderii, la un moment dat oamenii vor începe să realizeze și să accepte noua realitate, să înțeleagă că schimbarea este inevitabilă și trebuie să continuăm într-un alt mod. Vor începe să controleze situația și să ia noi decizii, conforme cu noua realitate.

 Oamenii încep prin a testa și explora  ceea ce înseamnă schimbarea. Astfel, ei învață direct din realitate ce poate fi bun sau mai puțin bun pentru ei și descoperă cum se pot adapta la noile condiții. Oamenii nu doar acceptă schimbarea, dar și încep să se angajeze activ în desfășurarea ei. Ei își reconstruiesc felul de a fi, de a relaționa cu ceilalți. Doar când oamenii ajung în acest stadiu al schimbării se poate spune că se pot culege beneficiile schimbării și de abia din acest moment poate începe perfecționarea lor în noile metode.

7 pași importanti în procesul de schimbare:

1. Identificarea nevoii de schimbare

  • Analiza contextului
  • Stabilirea targetului și a obiectivului concret de schimbare
  • Stabilirea strategiei de atingere a obiectivului

2. Pregătirea schimbării

  • Stabilirea strategiei, prin consultanță cu o echipa multidisciplinară
  • Analiza riscurilor și stabilirea metodelor necesare pentru a diminuarea și evitarea acestora
  • Analiza elementelor necesare schimbării și pregătirea argumentării
  • Identificarea ambasadorilor de schimbare – leader formali și informali
  • Estimarea costurilor

3. Decizia schimbării

  • Validarea pașilor necesari în schimbare – prioritizarea etapelor
  • Stabilirea responsabililor pe fiecare proces
  • Stabilirea datelor limită pentru fiecare etapă din schimbare

4. Comunicarea schimbării

  • La nivelul managementului companiei
  • La nivelul managementului de secție/departament
  • La nivelul de execuție
  • Concentrarea atenției pe categoriile de susținere a schimbării și pe categoria pasivă pentru a o atrage mai ușor spre schimbare. 
  • “Alianța” cu early-adopters  in vederea  susținerii schimbarii. 

5. Pregătirea și suportul oamenilor pentru schimbare

  • Asigurarea înțelegerii obiectivului de schimbare
  • Asigurarea suportului leaderilor informali
  • Call in action pentru cei care nu sunt implicați, însă nu sunt impotrivă
  • Formarea oamenilor/asigurarea echipamentelor pentru schimbare
  • Suportul oamenilor pe perioada curbei de schimbare
  • Testarea noilor echipamente/procese/metode
  • Motivarea oamenilor pentru schimbare
  • Intelegerea clara a actiunilor din planul de schimbare
  • Intelegerea rolurilor individuale

6. Implementarea schimbării

  • Asigurarea angajamentului constant al oamenilor pentru  integrarea noilor metode
  • Asigurarea coerenței proceselor în cadrul noului context
  • Responsabilizarea corectă – fiecare persoană știe exact ce are de făcut
  • Analiza procesului de schimbare și feedback permanent
  • Evaluarea periodică a factorilor implicați în schimbare și a rezultatelor obținute
  • Adaptarea la noile practici
  • Implementarea efectivă a schimbării la nivelul leaderilor – Walk the talk

7. Perfecționarea

  • Asigurarea faptului că schimbarea este sustenabilă pentru termen mediu-lung
  • Învățarea unor tehnici mai performante
  • Identificarea unor metode potrivite de eficientizare
  • Valorizarea expertizei

Disfuncționalități posibile în procesul de schimbare:

  • Oamenii nu rezonează întotdeauna cu ceea ce îi inspiră și îi motivează pe managerii lor. Managerul trebuie să găsească o poveste prin care să trezească interesul echipei sale;
  •  Oamenii nu înțeleg schimbarea („Ce se schimbă?”, „Cum se schimbă? ”, „Când și unde are loc schimbarea?”, „De ce?”) sau nu sunt motivați să facă schimbarea, nu vad beneficii clare pentru ei și pentru organizație. Managerul trebuie sa ii faca sa inteleaga beneficiile schimbarii atat la nivel individual, cat si la nivel de organizatie.
  • Managementul nu arată angajament în schimbare, nu crede cu adevarat în schimbare. Managerii trebuie sa fie 100% angajati in schimbare, inca din faza pregatirii pentru schimbare.
  • Oamenii nu au încredere în echipă, în management, nu au vizibilitate asupra procesului de schimbare la nivel global; Schimbarea trebuie sa inceapa de la increderea in proces si in agentul de schimbare.
  •  Nu se evaluează corect dacă oamenii și compania este pregătită de schimbare. Dacă au mentalitatea, competențele, abilitățile și procesele necesare schimbării. Procesele, echipamentele și sistemele necesare schimbării trebuie să fie implementate, iar oamenii să aibă acces la acestea;
  •  Toate persoanele implicate în schimbare trebuie să fie în același punct și să-și înțeleagă clar responsabilitățile și acțiunile, dar și direcția în care se îndreaptă, cât și felul în care schimbarea contribuie la atingerea obiectivului pentru ei. Mai mult decât atât, oamenii trebuie să înțeleagă clar CUM pot să contribuie la schimbare, ce este necesar să facă atat in momentul prezent, dar și în viitor;
  • Persoanele care au un rol de modelator, în care oamenii au încredere, nu sunt  primii care implementează schimbarea astfel încât oamenii să îi poată urma. Leaderul trebuie sa fie primul care acționează conform noilor proceduri;
  • Nu se celebrează succesele mici în cadrul procesului de schimbare pentru a da încredere și entuziasm, marcând faptul că schimbarea are loc și se întâmplă lucruri în direcția potrivită astfel încât oamenii să fie motivați să continue; Este necesara cultivarea succesului la nivel individual si de organizatie.
  • Schimbarea nu este întreținută cu energie și motivare pe întregul proces. Chiar dacă începe cu dinamism și motivație, voința obosește și trebuie reactivată de către leader prin încredere și apreciere;
  • La final nu se vorbește despre rezultate obținute, nu există evaluarea contribuției și un management al consecințelor corect. Managementul consecintelor este confirmarea succesului sau esecului oricarui proces de schimbare.

Leave a Reply