Timp de aproximativ trei luni, toata lumea recunoaste ca motoarele sunt la relanti, iar noi toti visam la vacanta sau (re)traim in fata calculatorului senzatia zilelor linistite pe malul marii sau in varf de munte.
In acelasi timp clientii, chiar daca si ei sunt in vacanta, au nevoi care pot sa sustina sau sa dezvolte business-ul in chiar aceste trei luni, iar partenerii de business sau actionarii asteapta rezultate pe care nu le putem amana. Desi noi toti respiram cu greu din cauza caldurii, nimeni nu trebuie sa resimta ritmul incetinit sau faptul ca doar 50% dintr-o echipa este cu adevarat pregatita sa raspunda solictarilor. Echilibru intre eficienta si vara torida este greu de mentinut. Fiecare vara e la fel, suntem deja obisnuiti, dar inainte de a spune « Asta e !!! », va propunem cateva idei simple ce pot fi de ajutor in mentinere eficientei la standarde necesare.
- Sa ne asiguram ca avem resurse suficiente, prin :
Planificare atenta a concediilor de odihna si anticiparea posibilelor concedii medicale
Este foarte important sa ne calculam minutios resursele de care avem nevoie pentru desfasurarea activitatii in bune conditii si sa lasam spatiu pentru situatiile neprevazute. Planificarea riguroasa a concediilor in perioadele specifice, desi o activitate ce pare fara impact pentru business, este singura care permite un flux eficient de activitate si asigurarea unui climat comfortabil la nivelul echipei.
Folosirea resurselor din alte echipe, in cazuri exceptionale
In perioada concediilor intreaga companie trebuie sa fie pregatita sa acopere «peak-urile de activitate» din diferite departamente ; este recomandabil sa existe o rezerva de resurse la nivel de companie care sa asigure un flux eficient de sustinere. Pentru a se realiza acest lucru este foarte importanta cultura organizationala, care ii poate determina pe manageri sa accepte nevoia acuta dintr-o alta zona si sa simta responsabilitatea sa o acopere. Din teama de a nu se intelege gresit capacitatea de a pune la dispozitie resurse atunci cand este nevoie, managerii sunt tentati sa nege ca pot sa gaseasca rezerve care sa poata sa sustina nevoia unui alt departament. Acest lucru dovedeste o organizare manageriala defectuasa ce trebuie revizuita fara intarziere.
Folosirea resurselor mobile
Echipa mobila cu rol permanent asigura sustinere in diferite zone de business in functie de necesitati. In perioadele de varf pot fi create echipe mobile pe baze temporare. Acest lucru presupune formarea unor persoane, in functie de necesarul companiei, care sa poata indeplini la standardele cerute diferite sarcini specifice diferitelor departamente. Aceste persoane pot sa aiba un post permanent intr-un anumit departament, dar in perioadele de varf sa indeplineasca alte tipuri de sarcini in functie de cerintele business-ului. In alte cazuri sunt persoane ce au posturi specifice echipelor mobile cu diversificare de responsabilitati, iar in perioadele cu mai putine solicitari pot asigura formare colegilor pe diverse functiuni. De asemenea, intrucat au o imagine de ansamblu mult mai ampla pot constitui o resursa importanta pentru proiectele de eficientizare sau/si domeniul metodologie si fluxuri de lucru.
- Sa prioritizam proiectele si sa ne asiguram de continuitatea fluxurilor principale
In ciuda resurselor limitate, trebuie sa impingem lucrurile mai departe. Nu putem sa ne incapatanam sa credem in capacitatea noastra maxima de cuprindere, astfel ca va trebui sa stim exact ce trebuie sa fie tratat cu prioritate. Inainte de a incepe perioada de concedii este recomandabil sa clarificam la nivelul fiecarei echipe responsabilitatile fiecarui membru si mai ales sa anuntam cine este coordonatorul echipei in cazul in care managerul este in concediu. Delegarea este poate unul dintre instrumentele manageriale cele mai complexe, probabil de aceea este si adesea evitat. Atunci cand nu e folosit creaza ambiguitate, asteptare si stocuri care intarzie fluxul de productie si diminueaza rezultatele. In perioadele aglomerate trebuie sa ne concentram asupra activitatilor cu valoare adaugata clar definita. Este important sa listam toate activitatile importante si proiectele cu cel mai mare impact asupra prioritatilor strategice, considerand ca baza esentiala faptul ca echipa isi cunoaste prioritatile si intelege valoarea acestora.
De asemenea, un rol important il are stabilirea indicatorilor de performanta pe baza carora se vor analiza rezultatele si revizuirea obiectivelor periodice astfel incat sa se determine statusul si posibilitatile de dezvoltare pentru perioada imediat urmatoare.
Avand in vedere resursele limitate este important sa eliminam timpii morti, destinati asteptarilor pentru semnaturi si decizii. Drumurile inutile intre departamente sau factorii de decizie si asteptarile lungi pentru e-mailuri fara raspuns inmultesc timpii de rezolvare a unor task-uri, uneori extrem de simple. Intrebarile adresate direct si deciziile rapide sunt cheia atunci cand dorim sa castigam timp si sa reducem resursele destinate unei activitati.
- Sa ne asiguram ca angajatii sunt implicati in proiecte captivante
In perioadele de concediu tendinta fireasca a persoanelor ramase la serviciu este sa “empatizeze” puternic cu colegii lor aflati pe plaja, astfel implicarea cel mai adesea scade, apar intarzieri mai dese decat in celelalte perioade si nevoi personale mai acute, care cer rezolvare urgenta in timpul serviciului. De aceea este nevoie ca atmosfera de la serviciu sa fie foarte energica si sa ofere comfort psihic astfel incat angajatii sa fie captivati de activitate si dornici sa se inscrie in proiecte diverse care sa ii capaciteze si sa ii determine sa se conecteze la realizarea sarcinilor de serviciu.
Orice tensiune poate sa se transforme acum mai usor in frustrare. Nu este o perioada a conflictelor majore, dar este o perioada in care oamenii renunta foarte usor la ceea ce trebuie sa faca pentru a se orienta catre interesele personale, iar «discutiile prelungite la o cafea si o tigara » sunt intotdeauna vara in tendinte.
Perioada de concediu este frumoasa si de cele mai multe ori reuseste sa incarce cu energia necesara unei noi perioade aglomerate. Totusi un manager adevarat trebuie insa sa acorde atentie intamplarilor de vacanta ale membrilor echipei pentru ca s-ar putea ca in povestile lor sa gaseasca cheia raspunsurilor de mult cautate pentru reactii greu de explicat. Povestirile sunt oportunitati de apropiere emotionala, prin ele poti, uneori, sa gasesti calea spre dialog si spre a-i intrelege mai usor pe ceilalti. Odata deschisa calea, intamplarile impartasite nu trebuie sa constituie niciodata subiect de detaliat cu alti colegi si, de asemenea, e important ca apoi sa revii – intotdeauna intr-o maniera pozitiva – la intamplarile pe care le cunosti, sa intrebi despre membrii familiei si sa faci conexiuni cu intamplarile proprii. Vei reusi astfel sa construiesi punti de legatura emotionala si incredere extrem de valoroase.
E vacanta pentru toata lumea, insa nu pentru business. Lucrurile marunte fac de cele mai multe ori marile diferente, iar diferenta determina locul pe care il ocupam in ierarhia valorilor din domeniul nostru, «All To Know » a inteles importanta eficientei constante in activitatea unei companii si este pregatita sa va sustina prin cursuri de dezvoltare individuala, dezvoltarea echipei, leadership si management, strategie de marketing si vanzari, organizare si proiecte, metodologie de eficientizare a activitatii. Noi stim cum, PERMITETI-NE SA VA DEMONSTRAM !
