Orice inceput de an trebuie sa determine fiecare manager sa aloce timp pentru a-si aduna gandurile, sa-ti structurezi planurile, sa revizuiasca bugetele si sa isi imagineze noi ipoteze de lucru.
Si cum totul porneste de la fondul deja existent, a-ti aduna gandurile inseamna a analiza rezultatele, tipul si instrumentele de masurare, follow up necesar. Tentatia de a face lucruri noi este intotdeauna mare la inceput de an, insa e bine sa nu pleci mai departe daca nu ai inchis corespunzator perioada anterioara. Acesta este motivul pentru care recomandam sa fiti siguri ca nu mai sunt lucruri de continuat inainte de a hotari sa incepeti altele noi. Verificati ce lucruri nu s-au spus inca, ce mesaje ar putea sa faca diferenta si nu au fost inca transmise in organizatie, ce informatie a lipsit de la diferite nivele ierarhice sau ce informatii trebuie clarificate. Pentru a avea un an cu rezultate bune trebuie sa fiti siguri ca ati deschis corect canalele de comunicare si ati lansat mesajele corespunzatoare contextului organizational, economic si concurential.
Comunicarea interna eficienta presupune o privire generala asupra perioadei trecute prin prisma mesajelor ce trebuie sa plece nu doar prin mailuri sau discursuri incarcate de cifre si informatii, ci o analiza atenta cu dialog sincer si explicatii specifice adecvate nivelului de cuprindere. Recomandam dialogul directorilor de top (in special al celor specializati, HR sau Comunicare Interna) cu grupe formate din maxim 15 persoane, ideal din acelasi departament (pentru departamentele mari) sau mix departamental ,acolo unde este cazul, cu abordarea subiectelor importante, dar si cele cu mai mica incarcare la nivel corporate, dar cu impact pentru departament sau chiar individual (de exemplu program de lucru, tinuta, acces la anumite instrumente si sisteme de lucru).
Intalnirile de acest tip dureaza aproximativ 2 ore si au ca obiective principale: clarificarea subiectelor fierbinti la nivel organizational si departamental, stabilirea tendintelor generale pentru perioada urmatoare, eliminarea tensiunilor latente sau deja vizibile, dar mai ales transmiterea mesajelor cu impact emotional si de animare.
De asemenea, un rol important pentru comunicarea interna il are stabilirea obiectivelor la nivel de companie si transmiterea lor in organizatie prin intermediul obiectivelor departamentale si individuale. Astfel este esential sa ne asiguram ca obiectivele corporate se regasesc in obiectivele de departament care sa fie la randul lor evaluate, determinate si transmise individual. Acest lucru trebuie sa se faca odata cu evaluarea anuala, daca aceasta este programata la inceput de an. Se poate face insa si printr-o discutie separata de revizuire a prioritatilor. Important este ca fiecare angajat sa primeasca mesajul sau individualizat privind obiectivele pentru care se va lupta in 2011 si sa inteleaga cu ajung acestea sa contribuie la obiectivele comune stabilite la nivel corporate. Obiectivele nu trebuie incarcate de multe cuvinte si nici de cifre, ci trebuie determinate in actiuni si cifre clare, cu deadline-uri foarte stricte.
Procesul de evaluare, in general plasat la inceputul anului, este un minunat prilej de dialog intre manageri si fiecare angajat in parte. Nu uitati sa treceti in revista deopotriva realizarile si esecurile (asigurandu-va ca aveti inregistrate suficiente detalii si argumente) si mai ales sa va axati asupra planurilor pentru noul an si a felului in care pot fi atinse obiectivele. Cautati zonele bune ale fiecarui angajat si concentrati-va atentia asupra potentialului pe care il puteti dezvolta, nu uitati niciodata sa le comunicati si persoanei respective astfel incat sa fie constientizat asupra lor si sa stie ca ii acordati suficienta atentie.
Proiectele ce urmeaza sa fie desfasurate pe parcursul anului trebuie bine structurate si esalonate astfel incat sa nu incarce prea mult si sa fie corelate cu activitatea de business. Acum este momentul cel mai potrivit sa fixati obiectivele proiectelor de comunicare interna, momentele de lansare, sa analizati tipurile si timing-ul pentru teasing, sa incadrati formele de exprimare in formele de business potrivite, sa dati conturul tipului de animare necesar.
Un alt aspect foarte important de revizuit este tipul de sedinte, structura si durata lor. Este cunoscut faptul ca sedintele sunt utile atunci cand exprima lucruri concrete, fara detalii inutile si cand se finalizeaza cu decizii si deadline-uri clare si credibile. Sedintele sunt bune instrumente al comunicarii interne, insa trebuie dozate inteligent si structurate corespunzator nevoilor de business. E capital sa va asigurati ca managerii dumneavoastra nu atribuie mai mult de 20% din timpul lor de lucru saptamanal in sedinte de orice tip. Procentul mai ridicat exprima o agenda incarcata de detalii, obiective putin concrete si are ca si consecinte imediate incetinirea ritmului de lucru si eficienta redusa.
Comunicarea interna este un instrument managerial si un ´ must ª organizational. Cu cat reusim sa deschidem dialogul cu fiecare structura, cu atat vom fluidiza calea mesajelor manageriale care au sanse mai mari sa fie primite cu incredere si sa fie tratate cu respect. Cu cat vom comunica mai mult si pe intelesul colegilor nostri cu atat vom avea sanse mai mari sa realizam obiective mai ambitioase de business.
Putem sa va oferim mult mai multe detalii prin intermediul cursurilor de ´ Comunicare Interna ª, ´ Dezvoltarea abilitatilor de comunciare individuale si de echipa ª, ´ Mesaj cu impact. Poti spune orice ; cand, cum si cui trebuie ª, ´ Comunicare cu impact in vanzare ª, ´ Public Speaking ª. De asemenea, va recomandam cu incredere Modulul de Comunicare ce parcurge stadiile absolut necesare pentru a putea transmite corect, coerent si cu impact mesaje ce declanseaza energii constructive si deschide dialoguri.
Suntem gata sa oferim consiliere specifica tipului dumneavostra de organizatie si de business pe teme de comunicare interna si dialog organizational. Pentru mai multe informatii, va rugam sa accesati paginile de prezentare ale companiei ´ All To Know ª. Echipa noastra poate adauga valoare proiectelor dumneavoastra, PERMITETI-NE SA VA DEMONSTRAM
